7 Fragen zur digitalen Visitenkarte – endlich weg vom alten Pappkameraden

Visitenkarten gehören seit jeher zur Kontaktpflege, seien es geschäftliche Ansprechpartner, bestimmte Dienstleistungen oder Kontakte, die auf Veranstaltungen oder Terminen geknüpft wurden. Aber mal ehrlich: Die vielen Karten zu sammeln, die Kontaktinformationen in eine digitale Form zu überführen und bei jeder Änderung anzupassen, ist mühsam und fehleranfällig. „Klassische“ Visitenkarten werden auch gerne mal verlegt oder landen im Müll. Ein unrühmliches Ende möglicherweise doch wichtiger Informationen, insbesondere im Businessbereich. Wie werden Daten ausgetauscht in einer Welt, die sich mehr und mehr digitalisiert, in der physische Präsenz zunehmend in digitale Tools wie z.B. Webex oder Zoom verlagert wurde und damit auch persönliche Kontakte reduziert werden? Nach wie vor herrschen die klassischen Visitenkarten vor – Kleinunternehmen und auch der Mittelstand agieren hier eher konservativ und nutzen den altbewährten Weg. Doch muss das sein?

In Zeiten des Klimawandels, dem Fokus auf mehr Nachhaltigkeit und der Digitalisierung macht auch die Visitenkarte langsam aber sicher eine Wandlung durch. Heutzutage hat jeder seine Kontakte digitalisiert, im einfachsten Fall in seinem Adressbuch auf dem Handy oder Tablet. Das manuelle, fehleranfällige Ausfüllen von Informationen können es erschweren, in Kontakt zu bleiben. Die ideale Lösung: Die V-Card.

Was ist die V-Card überhaupt, und welche Vorteile und Funktionalitäten bietet sie? Im folgenden Faktencheck haben wir die wichtigsten Informationen für Dich zusammengestellt.

Was ist eine digitale Visitenkarte (V-Card)?

Eine V-Card ist nichts anderes als eine universell einsetzbare Visitenkarte in digitaler Form. Sie kann mit einem Klick oder Scan direkt in das Adressbuch eines anderen Empfängers hinzugefügt und auch sofort genutzt werden. Bedeutet, kein manuelles Eintragen mehr von Informationen, keine Fehler durch falsch geschriebene Adressen und auch eine einfache Aktualisierung der Daten. Vor allem für das Handy ist die V-Card ideal, um Kontakte stets aktuell zu halten und abrufen zu können. Zudem gibt es keine Begrenzung oder Limitierung der Anzahl speicherbarer V-Cards –die Erweiterung der Kontaktsammlung ist grenzenlos!

Was sind die Vorteile einer V-Card gegenüber einer klassischen Visitenkarte?

Die Vorteile der V-Card sind vielfältig und zukunftsorientiert. Vor allem der Aspekt des Umweltschutzes und der Nachhaltigkeit sind ein absoluter Pluspunkt der digitalen Visitenkarte. Jährlich werden weltweit über 10 Milliarden Visitenkartenkarten gedruckt, was ungefähr 16 Tonnen Papier oder 9.500 genutzten Bäumen entspricht. Dabei werden bis zu 90% dieser Karten innerhalb des ersten Monats in den Müll geworfen. Durch die V-Card kann dieser Verschwendung von natürlichen Ressourcen ein Ende gesetzt werden. Ein weiterer Vorteil ist die schnelle und fehlerfreie Übermittlung der Daten. Mit einem einfachen Scan kann die Visitenkarte direkt auf das Handy eines Geschäftspartners übermittelt werden. Außerdem wird der eigene Kontakt, sobald er geändert wird, automatisch beim Kontaktpartner aktualisiert. Bei der Speicherung von V-Cards gibt es keine Begrenzung. Somit könnten theoretisch Millionen von Kontakten gleichzeitig gepflegt und direkt abgerufen werden, was bei klassischen Visitenkarten unmöglich wäre – und das alles, ohne dafür Bäume zu fällen.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit der Individualisierung der V-Cards. Jeder kann sich mehrere digitale Visitenkarten erstellen, die sich für jeden Anlass eignen und unterschiedliche Informationen enthalten. Bei einer klassischen Visitenkarte ist man meist auf eine einzige beschränkt und bei kurzfristigen Änderungen kann es lang dauern, bis man die angepassten Daten auf einer neuen Karte hat.

Auch bei einem Wechsel des Unternehmens bzw. der Position ist man mit der normalen Visitenkarte absolut unflexibel, alle alten Visitenkarten sind hinfällig und landen im Müll. Bei einer V-Card kann der Wechsel innerhalb von Sekunden digital hinterlegt werden und ist automatisch bei allen Kontakten aktualisiert.

Wie kann ich eine V-Card erstellen?

Eine digitale Visitenkarte kann mit jedem klassischen Mail-Programm erstellt werden. Dafür müssen nur die Kontaktinformationen im Programm gepflegt und gespeichert werden. Es gibt aber auch noch andere Möglichkeiten: Unite ist einer der ersten Anbieter, der ein komplettes System zur digitalen Datenverwaltung und Erstellung von V-Cards entwickelt hat. Hier können digitale Visitenkarten eigenständig gestaltet und verändert werden. Außerdem sind sämtliche Daten nach Bestimmungen des Datenschutzrechts gesichert und können somit auch nicht an unbefugte Personen übermittelt werden. Aktualisierungen der Informationen sind schnell hinterlegt und werden direkt bei allen Kontakten übernommen.

Wie kann ich eine digitale V-Card versenden?

Für das Versenden einer digitalen Visitenkarte stehen mehrere Wege zur Verfügung. Zum einen gibt es den klassischen Versand im Anhang einer E-Mail. Die V-Card wird der zu verschickenden Mail angefügt und anschließend vom Empfänger als Kontakt gespeichert. Eine Alternative ist der Austausch über NFC (Near-Field-Communication). Abhängig von der genutzten Hardware können hier bei der Übertragung allerdings Fehler auftreten (z.B. inkorrekte Wiedergabe von Kontakten). Ein anderer Weg führt über Apps wie die von Unite. Hier werden die eigenen Kontaktdaten in der App gepflegt und aktuell gehalten und können direkt an Personen weitergeleitet werden, die die App ebenfalls nutzen. Darüber hinaus können Sie unterschiedliche V-Cards erstellen, um für jeden Anlass oder Kontakt optimal vorbereitet zu sein.

Welche Daten sollte ich auf meiner V-Card hinterlegen?

Wie oben bereits erwähnt ermöglicht die App die von Unite die Erstellung unterschiedlicher V-Cards. Somit können Sie stets selbst darüber bestimmen, welche Daten in welcher Visitenkarte enthalten sind und geteilt werden. Für viele geschäftliche Kontakte sind z.B. die Position im Unternehmen und natürlich auch die E-Mail-Adresse unerlässlich. Für andere, nicht-geschäftliche Kontakte könnte dagegen die Angabe von Profilen in sozialen Netzwerken oder auch die private Handynummer größere Bedeutung haben. Es sind keinerlei Grenzen gesetzt, welche Informationen mit wem geteilt werden, was eine bisher ungekannte Flexibilität mit sich bringt. Auch hier ist der Aspekt der automatischen Aktualisierung der Kontaktinformationen von Vorteil, da stets alle Daten auf dem aktuellen Stand sind und der Kontakt dadurch auch problemlos aufrechterhalten werden kann.

Sind V-Cards ausschließlich für den Businessbereich sinnvoll?

Diese Frage kann definitiv mit nein beantwortet werden. Kontaktverwaltung bezieht sich ebenso auf den privaten Bereich. Vor allem die Pflege loser, unregelmäßiger Kontakte oder von Kontakten zu Personen, die weit entfernt leben, gestaltet sich mitunter als schwierig, da Veränderungen der Kontaktinformationen wie eine neue Mobilnummer oder E-Mail-Adresse nicht immer gleich mitgeteilt werden und der Kontakt deshalb abbrechen kann. Mit der automatischen Aktualisierung der Daten über die digitalen V-Cards von Unite gehört dies der Vergangenheit an. Der Anwendungsbereich von V-Cards geht damit weit über den Businessbereich hinaus, denn Kontakte und ihre Pflege spielen vor allem auch im Privatbereich eine elementare Rolle.

Welche Rolle spielt die V-Card im Zusammenhang mit den sozialen Medien und der Datensicherheit?

Der Trend, sich digital im Netz über Inhalte und Medien auszutauschen und zu vernetzen, ist in den letzten Jahren stark gestiegen. Infolgedessen entwickeln sich immer neue Social-Media-Plattformen, immer extremere Hypes und die Zeiträume zwischen großen Veränderungen werden kürzer. Längst dreht sich nicht mehr alles nur um Instagram und Facebook. Netzwerke wie TikTok und Clubhouse zeigen, dass sich ein soziales Netzwerk innerhalb kürzester Zeit viral verbreiten und Anklang finden kann. Durch die verkürzten Zeitphasen und das sogenannte „Social-Cross-Platforming“ (Traffic auf Socials über andere Socials generieren), sind Creator immer mehr dazu gezwungen, mehrere Plattformen mit teils unterschiedlichen Formaten zu bedienen. Für den Nutzer bzw. Konsumenten führt dies zu einer ausgeprägten, zeitgleichen Nutzung mehrerer Social-Networks. Um das Account- Management einfacher zu gestalten, gibt es immer mehr Tools, über die man bestehende Schnittstellen effizienter verwalten und mehrere Accounts gleichzeitig bedienen kann. Doch obwohl so gut wie alle Socials für die Bedienung auf dem Smartphone vorgesehen sind, gibt es keine gängige Lösung für eine bessere Transparenz des Datenaustauschs auf Smartphones.

Unite bietet hier umfängliche Möglichkeiten, die Austausch-Historie nachzuvollziehen und eine bessere Übersicht über Accounts zu wahren.

Natürlich ergeben sich im Zusammenhang mit den V-Cards aber noch viele weitere Fragen, die beleuchtet werden müssen. So ist das Thema Sicherheit beispielsweise gegenwärtiger denn je. Datenschutz wird heute großgeschrieben. So gibt es in Europa seit 2018 die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), um die Daten der Europäer und deren Wert zu schützen. Das Erheben und Sammeln von Daten sind grundsätzlich etwas Positives, denn sie dienen zur Verbesserung von Prozessen und einer genaueren Erstellung von Prognosen. Wichtig ist jedoch, wie die Daten ausgewertet werden, wozu die resultierenden Ergebnisse und Erkenntnisse genutzt werden und wer diese erhält.

Wir von Unite legen höchsten Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten. Hierfür haben wir Server gewählt, welche ausschließlich in der EU stehen und der DSGVO entsprechen. Wir selbst lesen die Daten ausschließlich anonymisiert aus, zum Zwecke interner Optimierungen. Zusätzlich werden alle Transaktionen End-zu-End verschlüsselt und lediglich für den Empfänger entschlüsselt dargestellt.

Interessant ist ebenfalls ein Ausblick in Entwicklungen, Prognosen und Trends.
Die Nachfrage nach Innovationen im Smartphone-basierten Kontaktaustausch ist in den letzten Monaten stark angestiegen. Dies zeigt sich insbesondere dadurch, dass immer mehr Firmen in diesem Bereich Produkte auf den Markt bringen. Die meisten dieser Produkte basieren auf der NFC-Technologie (Near-Field-Communication). Der Nachteil dieser Technologie sind die gedeckelte Übertragungsrate von Daten sowie die App- und Hardware- Abhängigkeit.

Ein anderer Lösungsansatz ist die Verwendung dynamischer QR Codes auf Papiervisitenkarten für die Kontaktdatenübertragung. So können Daten leichter aktuell gehalten und ausgelesen werden. Auch hier ist der Nutzer jedoch von verschiedenen Parametern abhängig, die die Funktionalität im Alltag beeinträchtigen können. Ferner bietet sich hierdurch weder eine Verbesserung in Bezug auf die Verwendung von Holz als Rohstoff für Visitenkarten noch auf den Sicherheitsaspekt bei der Übertragung an sich.

Langfristig ist der Vormarsch der digitalen Visitenkarte damit nicht aufzuhalten. Durch den immer effizienteren Einsatz neuer Technologien wird der Mehrwert von V-Cards zudem kontinuierlich gesteigert.

Was lässt sich als Fazit festhalten?

Die klassische Visitenkarte wird erst einmal fester Bestandteil der Kontaktpflege bleiben, insbesondere in der Businesswelt. Sie ist geschichtlich und auch geschäftlich einfach zu stark etabliert. Darüber hinaus stehen viele Unternehmen, was Digitalisierung angeht, erst am Anfang eines längeren Transformationsprozesses. Die Abkehr von traditionellen, konservativen Methoden ist ein großer Schritt, der oft auch mit finanziellem Aufwand und vielleicht auch ein bisschen Wehmut verbunden ist. Die V-Card hilft Privatpersonen, aber auch Geschäftsleuten, einen ersten Schritt zu gehen, und zwar mit der Digitalisierung ihrer Kontakte. Jeder hat die Möglichkeit, sich eine V-Card zu erstellen und diese Art des Kontaktaustauschs in seinem privaten und beruflichen Umfeld zu etablieren.

Im Hinblick auf den fortschreitenden Klimawandel, die Bedeutung der Nachhaltigkeit und den persönlichen Anspruch auf ein ökologisch vertretbares Leben sollte sich jeder selbst die Frage stellen, ob er weiterhin auf klassische Visitenkarten setzen möchte bzw. ob diese zwingend erforderlich sind. Veränderungen vollziehen sich nur selten in großen Sprüngen, sie müssen in kleinen, gut durchdachten Schritten erfolgen. Die Vorteile für einen Wechsel zur V-Card sprechen für sich: Mehr Flexibilität, mehr Nachhaltigkeit und mehr Innovation.
Mit der Nutzung einer V-Card lässt sich beim nächsten Business-Meeting ein guter erster und vor allem fortschrittlicher Eindruck erwecken. Das kann einen entscheidenden Vorteil für die zukünftige Zusammenarbeit mit sich bringen.

Nimm deine Zukunft selbst in die Hand und setze ein Zeichen für Veränderung – mit deiner V-Card!